探讨事业单位文书档案管理及发展趋势
任丹
国家广播电视总局北京地球站 北京市 102206
摘要：文书档案管理是机关事业单位开展各项管理工作的基础，机关在实践中务必要预防出现轻档案、重公务的现象，充分认识文书档案管理的重要作用，统筹文书档案管理和公务之间的协调发展，不仅要做好文书档案归档工作，还要优化其利用服务，加强密级管理，提高人员素质，从而加强文书档案管理，体现文书档案的价值，促使文书档案管理在机关事业单位的运行与发展中发挥更大的作用。
关键词：事业单位；文书档案管理；发展趋势
1新形势下加强事业单位文书档案管理工作的意义
1.1提供具备法律效力的相关凭证
事业单位各项文书档案，对事业单位自身构建和发展历程以及各项工作涉及的诸多内容进行了全面记录，对事业单位的方方面面进行了真实反映。从法律层面上来看，事业单位各项文书档案在不同程度上具备法律效力，在新形势下，加强事业单位文书档案管理，能为各部门机构对事业单位开展的各项检查提供具备法律效力的相关凭证和法律依据。
1.2为社会事业提供信息检索服务
事业单位各项文书档案对事业单位涉及的各项信息，诸如办公场所、业务范畴、各项支出以及工作开展实际情况等进行了详细记录，还包括事业单位各项工作及资产状况等详细资料。因此，事业单位各项文书档案是重要的公共信息财富。在新形势下，深入挖掘事业单位各项文书档案具备的潜在价值意义重大。同时，事业单位各项文书档案资料有助于事业单位实施科学决策，充分吸收借鉴以往的经验教训，并推动事业单位开展各项工作创新。
2存在问题
2.1管理水平偏低
文件档案的管理工作对于一般的事业单位的重大决策都起到了非常关键性的作用，但是就目前而言，国内大部分事业单位都将企业自身的重点放在了项目的发展上，反而忽略了单位内部文书档案管理工作的重要性，对管理人员的专业能力不做过多要求，因而导致文书档案管理工作的管理方式和管理制度都或多或少存在一些不足之处，最终使得文书档案管理工作不能在事业单位中发挥出最佳的作用效果。
2.2重视程度匮乏
虽然绝大多数事业单位都能够对文书档案管理工作的价值有所认知，但是在实际实施过程中还是会将文书档案管理工作的主要任务限制在文档的分类整合范围内，无法从真正意义上提高对文书档案管理工作的重视程度。随着事业单位的逐渐改革，文书档案管理工作也无法顺应时代的发展，依旧以传统的管理模式进行管理，这种情况的普遍发生不利于该事业单位的长远发展。
2.3管理方式陈旧
传统的文书档案管理方式对于国内大部分事业单位都有着非常深远的影响，但是结合现代社会发展的背景，我们可以清楚地了解到传统的文书档案管理工作中所使用的管理方式过于陈旧，远远跟不上事业单位发展的速度，无法根据时代的发展制定更加适合事业单位进步的科学管理方案。
3加强机关事业单位文书档案管理的措施
3.1做好文书档案归档工作
文书档案的整理归档是一项繁琐的、长期性的工作，要求档案人员注意分析机关每一个部门的职能职责、业务流程以及历年归档情况，和部门负责人、资料员反复交流，制订归档单，并在年初将清单送到各个部门，由资料员确认上一年度需要归档的公务文书和清单是否保持一致，修改有出入的项目之后签字确认年度归档范围清单，再由部门领导签字确认，之后交给档案室存档，以备今后查考。这样做不仅能实施文书档案归档范围确认制，明确机关各部门要归档的文书内容，还能通过文字契约强化对各部门归档人员的约束。
3.2优化文书档案利用服务
在当今的数字时代，机关事业单位应积极加快建设数字档案室，做到掌上查档，以便优化文书档案利用服务，提高档案资源利用率。建设数字档案室包括建设软硬件基础设施、建设网络与网站、建设档案资源数据库等，其中最重要的一环就是建设档案资源数据库，即目录数据库、全文数据库和电子文件收集归档。在建设目录数据库时，机关档案室要主动推行开发标准统一的、有较高通用性、实用性与可靠性的档案管理软件，统一文书档案录入标准，完善著录，方便检索。
3.3加强密级文书档案管理
档案管理信息化建设在新时代的不断推进使得机关事业单位的部分密级文书档案逐步降密、解密、开放，加上公众对文书档案的关注度越来越高，信息公开意识也越来越强，机关档案室必须加强密级文书档案管理，才能适应新时代的新要求。第一，档案室要明确机关文书档案密级标识，及时有效开展鉴定和解密工作。档案室应规范划分文书档案的密级，准确界定文书档案所属密级的公开、限制、秘密、机密、绝密，执行保密规定；成立专门的小组负责鉴定密级文书档案，遵守谁定密、谁解密的基本原则，对到期的密级文书档案及时进行鉴定、解密、变更密级、开放、清理等，及时开放利用密级文书档案，发挥其价值。第二，妥善保管机关纸质密级文书档案，规范借阅。针对本单位当年下发的密级文件，档案室应考虑暂时由其所在部门保管，到年底统一接收、存档；针对底稿为密、正文非密的文书档案，一律按照密级件的要求保管；资料员要区分整理密级和非密级文件，把密级文件按照时间先后进行排序，单独装盒，方便平时保管，也方便年底的移交鉴定。第三，推进机关密级文书档案管理的数字化与信息化建设。档案室应站在高效保密的角度，与取得档案服务机构备案证书和国家秘密载体印制资质的档案服务机构合作，签订档案安全保密协议，指定机构或者是专人全程监督执行保密协议的情况，执行安全保密方案，完善登记交接手续，在文书档案归库之前应进行复查，保证密级文书档案完整、齐全。
3.4强化文书档案信息化建设
文书档案管理涉及诸多具有较强复杂性和繁琐性的工作内容。传统的管理方式耗费的人力资源较多，且难免存在档案遗漏以及各类工作疏漏。对此，在新形势下，事业单位要对文书档案实施信息化建设。要针对文书档案构建相应的数据库，对多种类型的档案资料进行有效的数字化转化以及有序的归档处理，实现后期对档案资料的自动化检索和高效管理利用。同时，事业单位要对信息化管理制度进行创新构建，明确对文书档案实施信息化建设、管理的具体责任，并将责任落实到具体个人身上。另外，事业单位要对办公一体化进行应用推广，对文书档案相应的管理软件进行设计应用，促进管理效率实现大幅度提高。
3.5加强对相关工作人员的教育培训
事业单位要通过多样化的途径加强对文书档案管理相关工作人员的教育培训。要强化对相关工作人员的定期考核，并构建系统完善的继续教育培训体系，督促相关工作人员积极参与各项教育培训，增强文书档案管理各项工作技能和综合素质，胜任新形势下的文书档案管理各项工作。要邀请档案管理领域的专家开展讲座和培训班等，引导相关工作人员掌握先进的档案管理技能。
结束语
在新形势下，事业单位日益重视加强文书档案管理工作。加强文书档案管理工作，增强文书档案管理的高效性和有序性，能促进事业单位形成科学决策，并促进事业单位大幅度提高自身管理水平，实现良好发展。在新形势下，事业单位文书档案管理工作呈现出较大的难度和较强的复杂性。对此，事业单位相关工作人员要立足于文书档案管理实践，积极探究有效措施加强文书档案管理工作。
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