人事档案管理研究述评及发展趋势
承德昊源电力承装集团有限公司， 河北 承德 067000
【摘要】人事档案管理工作是提高当前事业单位内控水平的有着保障，论文主要对人事档案管理工作的重要性进行分析，并结合当前人事档案管理问题探讨其未来发展趋势。
【Abstract】Personnel file management is to improve the current level of internal control institutions have a guarantee, the paper mainly analyzes the importance of personnel file management, and combined with the current personnel file management issues to explore its future development trend.
【关键词】人事档案；档案管理；管理趋势
【Keywords】 personnel file; file management; management trends
【中图分类号】G275.9 【文献标志码】A
1 引言
人事档案是对个人相关信息的详细记录，是人事管理工作的重要内容。人事档案的收集和整理工作对实现人事档案的最大化利用有重要的作用和意义，只有提高管理工作的各项水平，不断挖掘人事档案的内在价值，科学运用现代化信息科技手段，才能更好地发现人才和培养人才，从而不断推动整个组织有序发展。
2 人事档案管理的重要意义
人力资源管理部门是保证企业内部稳定的重要部门，通过对人才进行招揽、配置、培训等工作，为企业的发展注入活力。人事档案管理工作作为人力资源管理部门的主要业务之一，能够合理地对企业内部的人力资源进行规划，保证配置的合理性，从而带动企业不断发展完善。同时，完善人事档案管理工作，能有效地提高员工的工作效率。当前，我国企业正在面临新型的市场竞争环境，各项产业迫切地寻求转型，企业作为我国经济发展的重要支柱，在新时代的要求下也不断的寻求创新，提高企业的管理水平。人力资源管理部门应当结合数据化的技术手段进行人事档案管理，让每个员工都能在自己合适的岗位上发挥最大的效益，能有效地激发员工工作的积极性，提高企业在市场上的竞争力。
3 人事档案管理存在的问题
3.1 人事档案管理规范化欠缺
真实性是档案的重要特征之一，它往往决定了档案的价值。而对于人事档案，真实性更是其生命线，这是因为用人单位的选拔任命的重要参考依据就是人事档案，人事档案的信息会决定一个人的任职和升迁。相对于其他长期处于封闭管理环境的档案来说，人事档案的流动性较高，当个人出现工作单位或者学习单位的变动时，人事档案就随之调动。此外，人事档案的管理主体也较多，人社局、用人单位都能够接触到人事档案。档案管理主体的多元和流动频率高也使得人事档案容易被篡改，影响人事档案的凭证价值。尤其在队伍建设种，人事档案的重要基础，有的个人为了追求利益擅自对档案进行篡改，编造虚假的工作经历和工作成绩，不仅影响了人事档案的正常开展，也严重阻碍了队伍建设的规范化[1]。
3.2 人事档案材料内容不齐全
企业内部的人事档案必须要具备完整性，才能了解每个员工的实际情况，从而达到人力资源有效配置的目的。当前，我国企业内部人事档案管理的内容不齐全，导致了在参考过程中信息不足，从而造成人事信息的不完整和不正确。企业内部人事档案的内容包括很多，如员工的学历证明、学位证明、技术职称等，但是很多企业在与员工签订完劳务合同之后就没有收集相关的人事资料，导致了资源的不全面。同时，在进行档案收集时，由于没有相关的标准，容易将一些存在问题、手续不完整甚至存在问题的材料归档，影响真实性。档案的收集存在滞后性，也是当下造成人事档案不完整的主要因素之一，如个别员工的资格证书已经获得，但是企业并没有及时地进行回收并统计，在后期进行绩效等分发的过程中，部分职工的福利待遇没有得到保障，导致企业内部管理容易出现混乱的现象。
4 人事档案管理发展趋势
4.1 融入现代化的管理控制意识，强化档案管理工作的重要性
为了进一步加强档案管理工作，融入现代化的管控方式，应该强化工作的重要作用，这是一种有效的方法。经过现代化技术的使用和控制，将自我工作制度进行完善，严格要求工作人员按制度进行管理，强化档案管理的作用，这样做可以给人们带来良好的工作范围，可以有效提升档案管理人员自我工作方式以及效率。
4.2 加强人员审核，提高人事档案管理水平
第一，要进一步完善人事档案管理机制，加强新进人员的当纳审核工作，凡人事档案流动一次，就要对其进行审核工作，同时做到层层把关，责任落实到个人，严格管理人事档案的查询和调阅权限，凡涉及到人事档案的调阅要由管理层签字授权。第二，保证人事档案的全面性和完整性，对于人事档案中缺失的材料要限期补齐，对于由于特殊情况而导致的无法补齐的材料，要由相关单位出具书面证明。第三，加强人事档案信息化建设，加大资金投入力度，让人事档案形成数字化和信息化的收集、归档和流通方式。同时积极引入有资质的第三方公司委托管理。第四，进一步细化责任，对于在人事档案审核中出现的弄虚作假行为，要严厉追责，严重的应追究其法律责任[2]。
4.3 建立数据化人事档案管理系统
当前，我国企业并没有建立专门的信息化人事档案管理系统，这是制约企业人力资源管理水平提升的重要因素之一。人力资源管理部门是企业的基础管理部门，但是当前部分企业对于人力资源管理中的档案管理工作的重视程度不够，只是单纯地过于注重企业发展过程中获取的经济利润，没有投入丰富的资源结合现代化的技术手段进行档案管理工作。因此，应当做好档案管理数据库内容的扩充工作，扩大数据检索的范围，不断丰富内部的数据信息。在建立人事档案信息库之前，根据企业员工的实际情况做好调查工作，做好档案的收集工作，方便进行信息的录入。及时掌握企业人员信息变动情况，对数据库进行及时的更新，保证人事档案的数据库信息与企业的发展情况具有一致性，为信息的查询提供准确性。
4.4 加强档案管理工作的研究总结，创新档案信息资源服务
针对人事工作中暴露出来的问题，档案管理人员和组织部门工作人员应建立良好的信息沟通机制。第一，档案管理人员做好人事信息的收集、整理和分析工作，通过全面、系统的人事档案收集做好人事工作的数据分析，组织工作人员则以数据分析为依据，发现当前人事工作中存在的突出问题，有针对性的提出解决方案并报备给档案管理人员，在下一轮人事工作完成后进行效果评估并记录。第二，针对人事工作中档案利用不足的问题，应首先运用信息化建设的成果和新兴技术创新传统人事档案的利用，将传统科技档案的静态服务逐渐发展住现代化的动态服务。可以借助微信、等新兴自媒体开展人事宣传工作，提高人事档案的利用率[3]。
4.5 提高人事档案管理制度的专业化水平
人事档案管理工作要求精益求精、严谨负责，缺少完善的制度就会存在管理漏洞。因此，工作人员应完善人事档案管理制度，在入职初期就对档案管理人员进行档案管理的专业性培训，保证员工明确档案管理的标准和规范，做到及时性、准确性、有效性、分类管理。完善档案管理的监督机制，设立监督部门，对没有及时归档、没有分类归档或者是丢失损坏档案的工作人员进行追责和再次培训。建立人事档案管理评价标准，监督小组根据要求进行打分，设立奖惩机制，奖励尽职尽责和有创新能力的工作人员，对不负责任，不遵守制度要求的工作人员进行追责，调动工作人员的积极性，并使他们自觉完善每项工作细节。同时，利用计算机信息系统对档案进行录入和材料的收集，录入过程中要注重信息的真实有效性。
5 结语
综上所述，人事档案的管理涉及到职工的切身利益，只有严格按照档案管理的基本章程管理，才能提升档案管理水平。档案管理作为各项管理工作的基础，是每一个行政及企事业单位必不可少的职能，按照国家档案管理规定做好人事档案管理工作，建立功能齐备的人事管理档案室，通过提高人事档案管理人员水平，促进人事档案工作的有序进行。
【参考文献】
【1】蒋明海,闻建,志刚.浅谈基层档案管理工作中存在问题[J].城市建设理论研究(电子版),2016(03):22-99.
【2】王娜,沈启山,蒋文娟.浅析如何有效提升基层档案管理工作控制水平[J].基层工程技术与设计,2016(06):22-90.
【3】邹丽.浅谈人事档案管理工作中存在问题及对策[J].办公室业务,2017(24):159.
