新时期人事档案信息化建设现状及对策探究
【摘要】在科学技术迅猛发展的背景下，人事档案管理将逐步朝着信息化方向发展。为促进信息化技术在人事档案管理中的优化应用，论文将立足实际，从人事档案信息化建设现状与对策等方面就新时期人事档案信息化建设问题展开探究，以供参考。
【Abstract】In the background of rapid development of science and technology, personnel archives management will gradually develop towards the direction of informatization. To promote the optimization and application of information technology in the management of personnel archives, this paper will base on the actual situation, from the current situation and countermeasures of personnel archives informatization construction in the new era to explore the information construction of personnel archives, for reference.
【关键词】人事档案；信息化；建设
【Keywords】personnel archives; informatization; construction
【中图分类号】G270.7 【文献标志码】A
1 新时期人事档案信息化建设现状
近年来随着科学技术的迅速发展，各行业、领域的经营发展模式发生了很大变化，人事档案管理模式、管理手段也出现了相应变化，传统管理模式已经难以适应当前工作形式，不少企业已经开始与软件开发商合作，旨在研究出更适用于企业的人事档案管理信息化平台与模块，让人事档案管理工作能更好地为企业服务。可以说国内不少企业已经着手推进人事档案信息化建设，且取得了一定成果。但也有部分企业领导人员、管理人员未及时转变理念，未正确认识到信息化技术对于人事档案管理的重要性，仍旧不重视人事档案信息化建设。针对这一情况，相关单位应当在当前人事档案信息化建设的基础上，增加输出、分析、查询等功能，确保人事档案信息化管理系统具备查询服务，能为领导的预测、决策等提供一定参考。
2 新时期人事档案信息化建设中的问题
2.1 档案信息化管理缺乏规范标准
随着信息技术的迅猛发展，信息技术与人事档案管理的结合度也日益提高，各单位、企业均将人事档案管理信息化建设提上了日程。但由于国内缺乏相应的建设标准，也未提出详细具体的管理方法，导致人事档案信息化管理缺乏统一模式与规范不标准。在管理模式、管理标准不统一的情况下，人事档案信息化管理系统的实用性较低，难以给单位、企业提供实质性帮助【1】。
2.2 信息化档案存在安全隐患
在将信息技术引入人事档案管理，利用信息化技术建立起网上的档案管理系统后，信息查询与使用的便捷性提高，但同时也导致人事档案信息存在被窃取、盗用等的可能性，人事档案的安全性大大降低。当前，国内最常用的信息防护方法为防火墙、访问限制等，这些技术手段虽能起到一定的防护效果，但是无法有效防止计算机犯罪的发生，信息化档案的安全问题仍得不到解决。
2.3 档案管理人员能力素质缺乏
与传统管理模式相比，人事档案信息化管理系统对相关工作人员的能力素质提出了更高要求。要求档案管理人员要熟练掌握计算机信息技术有关理论知识与实际操作技能，并且拥有相对丰富的人事档案管理经验，还要求人事档案管理人员有较高的责任意识、安全意识，有良好的职业素养。但实际上，当前多数企业的人事档案管理队伍中缺乏新鲜血液，许多老员工对现代化信息技术不了解、不掌握，也很难推进人事档信息化建设顺利进行。
3 新时期人事档案信息化建设对策
3.1 促进人事档案信息管理标准化与规范化
当前背景下，进一步提升人事档案管理信息化水平的关键举措在于制定科学先进的人事档案信息化管理制度，同时统一相应规范与标准，让各项信息化建设工作有据可依。为此，相关单位应当结合国家以及行业提出的相关标准，根据人事档案管理特征与需求，制定相应的技术标准，让电子文件的日常管理、归档都做到规范化、合法化。尤其是在进行人事档案信息的收集、整理归档与管理更新时，档案管理部门必须严格要求，层层把关，全面保证人事档案信息的完整性、真实性以及安全性【2】。
3.2 不断完善人事档案管信息化人才队伍建设
在信息技术时代，人才依旧是企业、事业单位等开展各项工作的基础。尽管我们在当前提倡将计算机、大数据、云计算等先进技术手段应用于人事档案管理工作，依靠技术手段进行数据信息分析、收集、管理与保存，但人才仍旧是推动上述工作顺利开展的最有力支撑。因为不论是网络搭建还是软件调试，都需要专业人才进行规范化操作，方能确保人事档案信息化管理系统的顺利建设与运行。因此，新时期背景下，相关单位以及档案管理部门应高度重视对档案管理人员的教育培训工作，通过相应的教育培育与技能考核活动，培养出一批懂业务、通技术、善管理的人才【3】。
3.3 加强电子档案的安全管理
在推进人事档案管理朝信息化方向发展过程中，应高度重视人事档案管理系统的安全防护工作，防止信息出现被泄露、被窃取、盗用等问题，确保人事档信息安全。具体如，在安全建设方面，相关单位不仅要充分发挥防火墙等基础防护技术的作用对人事档案信息进行管理与防护，还可根据人事档案管理工作的具体特征、需求来建立相应的身份识别端口、用户认证登录端口，对进行信息搜索、使用的人员进行身份审核与权限限制，从而实现对人事档案信息的有效保护。此外，在资源共享问题上，相关单位可基于数字版权保护技术、水印技术来保证自身版权的安全性，防止出现文件内容被随意使用或恶意篡改等情况，以此保证人事档案信息化建设的安全性。
4 结语
综上所述，新时期加快推进人事档案管理信息化建设将有利于企业内部管理水平的提升，有利于推进企业的长远发展。为此，相关企业应能转变理念，正确认识到人事档案管理信息化建设的重要性，并能结合企业自身工作需求建立健全人事档案管理制度，统一人事档案管理信息化建设规范与标准，加强人才培养与教育，确保人事档案管理信息化建设顺利推进。
【参考文献】
【1】张观林.人事档案管理的网络信息化建设初探[J].中外企业家,2020(06):153.
【2】郭怀珍.新时代人事档案信息化建设存在的问题及策略[J].信息与电脑(理论版),2019(24):215-217.
【3】康慨.浅议人事档案管理信息化建设[J].现代经济信息,2019(24):106.
