关于办公用品管理现状及措施的探讨
冀中能源峰峰集团煤炭运销分公司，河北 邯郸 056002
Discussion on the Current Situation and Measures of Office Supplies Management
CHEN Jing
(Jizhong Energy Fengfeng Group Coal Transportation and Sales Branch, Handan 056002, China)
【摘要】传统的办公用品管理存在诸多问题，如纸张、笔的使用存在浪费现象，缺乏规范的领用标准。可以通过限额管理、完善领用审批手续、建立办公用品库存管理“电子台账”、引入办公用品管理信息系统等手段，力争做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化。论文对办公用品管理现状进行了分析，并且从建立健全办公用品管理的监督机制，完善办公用品采购竞争机制，建立办公用品库存管理“电子台账”等方面提出了应对措施。 【Abstract】Traditional office supplies management has many problems, such as paper, pen use waste phenomenon, lack of standard requisition standards. By means of quota management, consummation of requisition and approval procedures, establishment of "electronic ledger" of office supplies inventory management, introduction of office supplies management information system, etc., we strive to achieve systematization, standardization, scientization and automation of office supplies management. This paper analyzes the current situation of the management of office supplies, and puts forward countermeasures from the aspects of establishing and perfecting the supervision mechanism of the management of office supplies, perfecting the competitive mechanism of the purchase of office supplies, and establishing the "electronic ledger" of the inventory management of office supplies.
【关键词】新常态；办公用品；管理现状
【Keywords】new normal; office supplies; the current situation of management
【中图分类号】D523 【文献标志码】A
1 引言
随着精益管理、降本增效和信息化建设在各个领域中的应用，办公用品管理也成为企业节能降耗、压缩成本的焦点，但目前大多数企业仍然采用的是原始的手工做账形式。在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作需要。所以，开发一套适合的办公用品信息管理系统，加强办公用品日常管理各环节的严格管控，降低企事业单位管理费用，并对各类信息进行详细的统计分析,对于提高办公效率，规范办公用品管理有着十分重要的现实意义。因此，论文对办公用品管理现状进行了分析，并且从建立健全办公用品管理的监督机制，完善办公用品采购竞争机制，建立办公用品库存管理“电子台账”等方面提出了应对措施。 2 办公用品使用及管理的现状 通过调研分析企事业单位办公用品管理及使用情况，了解到关于员工在办公用品使用方面的态度、日常管理及审批模式方面均存在很多问题，日积月累形成了办公用品的浪费。调查显示，很多职工从来不关注办公用品使用情况，日常办公存在各种浪费和不必要的损耗，同时也有很多员工认为办公用品领用制度不完善、管理不规范、惩罚制度不明确，让很多人钻了空子等。 第一，纸张的使用存在浪费。在网上办公越来越方便的同时，无纸化办公仍然是不可取代的方式，会议场合还要将文件打印出来人手一份，在大型会议的场合更是需要准备备份，而纸质的文件在使用过后通常不会回收重复利用，这样每年的纸张存在大量浪费，而且可能只有一个字的修改或调整，就废弃所有打印好的文件、信封、便签纸等，并且基本都是单面使用，对办公资源造成极大的浪费。签字笔替代了钢笔、圆珠笔，本可以更换笔芯继续使用的中性笔也很少有人愿意更换。由于没有这样的意识，多数员工都是直接领取签字笔，很少有人领取笔芯，所以从来不去更换。小的浪费积少成多，使办公用品浪费问题逐渐浮出水面。
第二，没有规范的办公用品领用标准，造成了企事业单位办公用品费用支出不固定，新的需求不断产生，办公费用不断增加，同时也增加了企业的管理成本。优越的资源条件和工作效能 并非正相关，反而是不加约束的资源更容易产生浪费的思想，极大影响了企业的管理。
3 加强办公用品管理的有效对策 3.1 建立健全办公用品管理的监督机制
行政单位办公用品管理的监管是有效遏制办公用品浪费使用行为的关键。健全行政单位办公用品管理的监管机制，能够使得行政单位办公用品管理活动被制约在相关法律法规和规章制度规定的范围内，确保公众的合法利益，取得最大化的国家财政支出效益。总之，健全行政单位办公用品管理监管机制是降低办公用品浪费情况，健全单位采购制度，促进行政单位管理顺利实施，提升行政单位工作水平的重要方式。 3.2 培养公务员“顾客”导向意识
努力构建新型政府，引导公务员树立“顾客”导向意识，使得整个行政单位形成一种“顾客为导向”的办公环境，公众获益较多。公务员真正具备了服务意识，才能用心去了解公民的需求，公民作为纳税人当然希望政府合理利用公共资源，看重公民每一分钱，用心对待每一个需求，才能充分利用税收。公务员了解到了公民的需求，从而改进自己的行为，从日常行为细微处着手，首当其冲的就是办公用品的使用情况。办公用品属于公共资源构成部分，为了满足“顾客”的需求，公务员必须严格要求自己，杜绝浪费办公用品，节省使用办公用品。培养公务员“顾客导向”意识是一个长期的工程，采用宣教、学习等方式，使得公务员真正了解“顾客导向”意识的深层含义，可以每周一堂培训课，使得“顾客导向”意识真正深入公务员心中，然后再注重开展“顾客导向”意识理解的征文和讨论，经常组织进行与此相关联的活动，将公务员置于一个“顾客导向”的大环境中，从而潜移默化中影响着公务员的行为。 3.3 完善办公用品采购竞争机制 以招投标法为核心，健全招投标法规体系，如对招投标过程中出现的各种违法行为严惩不贷，制定详细的规定。另外，规范招投标编制，统一招投标文件的规格。组织编制《标准施工招投标文件》，联系相关方面的转接编制满足不同招标、不同规模的招标合同。同时，构建招投标电子平台，使用电子渠道的招投标方式，这样在很大程度上降低了招投标过程中的成本，拓展了公开范围，并提高了公开程度。构建招投标数据库，真实记载招投标相关信息，有利于双方相互监督和以后查阅、学习。
3.4 建立办公用品库存管理“电子台账”
办公用品的采购、入库、领取情况均录入系统，并生成报表，更容易对数据进行统计和分析，有利于发现问题，调整管理的思路。可以直观看到库存现状，实现对办公用品余额信息进行查询，并实时更新库存情况，领用缺货时形成缺货登记表，明确采购内容，有利于保持最优库存。
4 结语
经过上述分析我们可以看出，随着我国政府执政能力的提升，很多地方都在不断的完善，办公用品是行政单位日常工作的必需品，若处理不合理将会引起很多不良后果，不仅造成公共资源的浪费，更损害了政府的公共形象。另外，办公用品管理直接影响着行政单位办公效率及质量，因此解决办公用品管理问题对提高办公效率、避免公共资源浪费等一系列问题具有重要的现实意义。
