人事档案管理现状分析
承德昊源电力承装集团有限公司，河北 ·承德 067000
摘要：随着社会经济的快速发展，人力资源管理水平不断提高。作为当前社会服务的重要体现，事业单位人事档案管理工作为相关工作提供了有力的支持。文章结合当前人事档案管理现状，提出促进人事档案管理创新发展的对策，希望通过文章的论述能够进一步推动事业单位人事档案管理工作的顺利进行。
With the rapid development of social economy, the level of human resources management has been constantly improved. As an important embodiment of the current social services, the management of personnel files provides strong support for related work in public institutions. Based on the current situation of personnel file management, this paper puts forward the innovative development countermeasures to promote personnel file management, hoping to further promote the smooth progress of personnel file management in public institutions.
关键词：人事档案；档案管理；人事管理；管理现状
personnel file; file management; personnel management; current management situation
1 引言
档案真实记录了单位在各个历史时期的日常工作，其所包含的丰富内容反映了几十年来我国人事工作的历史变迁，如单位的干部选拔、人事任免和组织调动等工作。事业单位作为我国人事档案工作的主体，有责任也有义务全面和真实的记录人事工作的方方面面，充分发挥档案的多元价值，促进人事工作的创新与发展。企业必须要重视人事档案管理模式的创新，实现人事档案管理工作顺利进行，促进企业自身快速稳定的发展，因此这项工作必须要引起高度的重视。
2 新时期事业单位档案管理工作优化的重要意义
档案是企业和事业单位在日常管理过程中形成的，记录各项社会活动的具有保存价值的原始资料。档案具有形成者、查考价值、载体和形式的多样性三个基本要素，是再现历史真实面貌的原始文献。事业单位档案管理是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作作为事业单位改革的重点，是事业单位管理的基础性工作，在事业单位运行中具有重要作用。优化事业单位档案管理是提高事业单位档案使用效率，完善事业单位管理体系，推动事业单位改革的必然要求。
3 人事档案管理现状
3.1 人事档案管理人员整体素质不高
人事档案工作在进行管理的过程当中存在许多不足。第一，专业性比较强，工作较为琐碎，因此，这就需要档案管理人员自身具有较高的自我解决问题的能力。第二，档案人员往往交换次数较多，人员流动性比较强，在开展工作时，由于工作交接不合理、不及时，缺乏系统的知识，导致档案资料收集不完整、不合理，造成档案的管理工作不到位的现象发生。
3.2 档案收集滞后，人事工作和档案管理缺乏创新
在事业单位的人事工作中充分发挥档案的作用，既要求管理人员具备丰富的理论知识和实践经验，也给档案管理能力提出了新的要求。在人事工作中发挥档案的凭证价值和参考价值，第一点就需要丰富的人事档案资源支撑。但当前我国事业单位在档案的收集和保管上还较机械化，对档案收集的种类、格式要求没有进行针对性的优化和调整，这也导致了大量低价值档案资料的出现，而在其中挖掘出有利于人事工作的参考资料，就需要消耗过多的人力物力，大大降低了档案管理和人事工作的效率。第二就是需要专业的人才支撑。目前，事业单位中还存在着对人事基础理论知识掌握不牢的情况。
3.3 信息化水平不高
我国现行的档案管理仍沿袭原始的管理模式，需要投入大量的人力、物力，工作效率低下；档案更新不及时，档案管理的整体信息化水平不高。
3.4 档案管理软硬件问题
档案管理属于一项政策性、规范性较强的工作，因此需提高管理人员的综合能力。大部分档案室的设备比较老旧，管理方法滞后，并且防火、防潮、防蛀等方面的工作不到位，因此，档案管理仅可达到不丢失的效果，无法有效运用相关资源进行管理。
4 人事档案管理的有效措施
4.1 提升档案管理队伍的素质，提高档案管理工作的效率
在进行基层档案日常管理工作时应该注重档案管理人员自我素质的提高，提高档案管理工作人员的自我工作形势以及工作效率。结合档案基层管理工作的实际情况，积极完善档案管理的方式，及时发现档案管理在发展的过程当中存在的问题，并且找出合适的解决方法，使得其朝着更好的方向进步与扩大。档案管理工作应该是全面的、长远的，专业人员要不断提高档案管理人员的素质。
4.2 保证档案真实性
人事档案系统全面反映了每个人的职称、个人信息、学习背景和工作背景，在队伍建设中发挥着重要的凭证价值。首先，作为用人单位，要加强人事档案的审核，通过完善的审核机制和流程鉴别档案内容的真伪，同时注重附件材料真实性的审查，进而提高档案的真实性，保障人事档案的生命线不被打破；第二，提高档案管理人员的人事档案管理意识。首先，企业应加强档案管理人员的培训，吸纳档案管理专业人员参与，形成系统化、组织化、规范化的人事档案知识培训。同时，考虑到人事档案的社会性和服务性，还应加强人事档案服务方面的培训，同步展开、异地联动，借助专题讲座，定期培训培养专业人员的档案管理意识。
4.3 重视档案管理信息化建设
事业单位要积极引进先进的管理理念及档案管理技术，顺应分散式管理向集中化管理方向的转变；重视档案管理信息化建设，扩展管理内容，深度应用信息技术和网络技术手段转变档案管理模式，创设档案共享平台，促进档案信息的存储、管理、收集信息化，并强化档案安全保障措施；在日常培训中着力教授和引导管理人员借助计算机及信息化系统及时更新档案信息，提高档案收集、整理和利用的效率。
4.4 构建先进的档案管理信息系统
人事档案管理随着现代化的不断发展，对信息系统的构建提出了更高要求。首先，信息数据库要为人事部门保存职工完善的基本信息。其次，档案目录的建设要成为查询人员方便进入信息系统的专业入口，因此要更符合人事工作的查询习惯。单位领导要下发工作指示，让各部门积极配合档案的录入工作，提供电子档案整理模板，共同建设现代化信息数据库。再次，利用数字化手段将重要的材料及时保存，例如可以使用影印设备对个人著作、学术论文、科研成果、技能证书进行备份；对员工的突出贡献和工作成绩及时登记在册，保证在后期进行人事调动或者嘉奖时有所依据。人事档案信息系统需要专业的管理人员进行每天维护和更新，确保各项信息的有效利用率。
4.5 取得领导支持，逐步加大档案基础建设投入
在进行工作的时候，应该加强与领导之间的合作，根据本单位的实际情况以及档案管理工作的发展，需要领导的支撑，按照标准能力以及自我解决行政能力进行档案的管控。在进行工作管理时，应该及时解决档案管理所遇到的问题，注重档案管理使用情况，改善档案管理，加强档案管理的建设，档案部门要对档案管理的资源进行管控，帮助各个单位部门管理工作的规范。因此在进行档案管理的过程当中，应该及时对档案资料整理研究，注重档案管理的资源开发，严格控制档案管理的归档制度，建立健全档案管理的方式，确保档案在工作发展的过程当中完整、无损使用。
4.6 制定合理的档案管理制度
由于数据化技术是新兴的技术手段，因此目前传统的档案制度难以应对当下的需求，应当跟随新技术的出现而不断地完善，制定出更加合理的档案管理制度，将具体的工作内容进行细化，带动员工水平的不断提高。企业应当不断提升自身的责任意识，除了注重企业的经济效益之外，更应当注重企业内部的管理，认识到人事档案管理工作的重要性，为档案管理工作注入新的活力。只有领导者重视档案管理工作，相关工作人员才会从根本上提升自身的责任意识。完善档案管理制度，应当将收集什么信息、收集方式、管理部门的主要职责等明示，保证企业内部的人事档案管理工作正规化。
4.7 需要严格进行人事管理，保证信息数据的准确性
现如今随着人事制度不断进行改革、选拨，考核和考察等都需要通过大量调阅归档材料，这样对档案材料的收集要求进行提高。在企业之中，人事档案的管理人员必须要对档案内容做到认真收集和整理，高度去重视资料真实性以及准确性，避免不合格材料混入到其中，这样才可以实现档案准确性以及权威性，使档案资料管理人员可以更好的认识档案价值并做出相应展现。
5 结语
综上所述，若想做好人事档案管理工作，有效激发职工的工作积极性，需要做好企业人力资源建设工作。然后，结合市场需求和要求，形成企业的独特文化、理念，促使管理人员正确看待做好人事档案管理工作的重要性问题。然后，转变自身管理的理念和方法，明确人事档案管理中的不足，充分发挥人才价值和优势，促进单位整体服务水平的提升。
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