大数据时代的企业档案信息化建设
湖南神斧集团向红机械化工有限责任公司， 湖南 岳阳 414100
【摘要】企业档案信息化发展是当前大数据时代背景下的必然趋势。论文通过对大数据下企业档案管理变化进行分析，对档案信息化建设提出一些建议和参考，希望通过分析能够促进企业档案管理水平的提高。
【Abstract】The development of enterprise archives informatization is an inevitable trend in the context of the current big data era. The thesis analyzes the changes of enterprise archives management under big data, and puts forward some suggestions and references to the construction of archives information. It is hoped that the analysis can promote the improvement of enterprise archives management.
【关键词】大数据；企业档案；档案管理
【Keywords】big Data; enterprise archives; archives management
【中图分类号】F272 【文献标志码】A
1 引言
在当下档案管理过程中，大数据时代所赋予的背景促使其信息化建设水平成重要标志，所以要充分重视档案信息化建设。而档案信息化在当今的背景之下，已经实现从纸质向数字化转变，借助计算机技术，档案管理人员将各类档案录入系统，系统将会实现自动分类，节省了大量的时间、人力。但应当看到档案信息管理在技术、管理、人员等各方面尚存在不足，所以笔者就这些方面来进行分析，进而有效推进大数据时代档案管理建设的步伐。
2 大数据的基本概念
企业在实际发展经营过程中，记录了各项真实的企业档案信息，这也是企业积累各种文化、各项技术的实际需求，充分反映了当代人的智力水平。就大数据时代背景而言，构建企业档案信息类型多种多样，依据消息的各种来源划分为设备、销售、新品开发人士储备、财务信息、销售资源、企业会议、日常生活、广告文案等各种信息。企业档案最能反应企业的实际经营情况，在管理企业物、财、人时需要加大管理力度，发挥出企业技术储备的实际作用，及时整理好企业的各类档案资料。
3 大数据背景下档案管理的变化
3.1 档案数据资源体系的变化
丰富的馆藏资源是档案部门中的一大亮点，馆藏资源越丰富，档案部门服务价值越高，可观的馆藏是档案部门得以良好发展的根本所在。在大数据的时代背景下，信息资源得到了大幅度的增加，使档案保存的材料不断增长，档案变得更加广泛[1]。
3.2 档案服务方面的改变
传统档案管理工作开展的过程中，普遍会采取纸质档案的管理形式，这样就会导致在查找过程中出现不方便的问题，如果出现一点损失，就会消耗大量的时间，并增加工作人员自身的工作量。但在大数据环境下开展档案管理工作的过程中，就能对相关问题进行控制，方便对相关数据进行查找，避免数据出现丢失的问题和现象，从而能满足各个方面的需求和标准。
3.3 对档案管理进行安全创新
对于档案管理而言，最为重要的就是确保档案的完整，尤其是传统的档案文件，如文字纸张以及胶卷等。随着社会的不断发展，信息技术的突飞猛进，大数据技术广泛应用，档案资料的种类越来越多，如视频、音频、电子照片等，这些都给档案管理安全带来一定的挑战。从档案时限上讲，对于不同档案的管理时限都是有着明确的规定，由于种种原因许多档案没有到期，但是已经被毁坏。从管理模式以及技术上讲，传统的档案管理技术落后，采用信息化管理的方式不能立马见效，同时不能确保档案的安全性。
4 大数据时代的企业档案信息化建设
4.1 强化大数据企业档案信息
随着我国经济速度的迅速发展，大数据也在不断强化，绝大部分企业对大数据价值观理念不够清晰，通过分析一项实验数据发现将近50%的人关注大数据话题，40%的调查者并不明白大数据的具体含义，30%的人理解比较片面。当前，人们对大数据认识并不充足，管理企业档案工作明显跟不上时代的发展，从某种角度来说，人们为了方便、快捷地处理各项数据，便提出了大数据这种理念，这是一个循序渐进、不断发展的过程，企业应积极使用大数等各项技术[2]。
4.2 加强培训提升管理人员素质
由于档案管理人员专业意识薄弱而导致的影响档案信息化建设的情况，需要重视管理人员素质的专业化培养，档案信息化管理人员的素质高低有着直接且重要的影响。而以往的情形多是档案管理人员责任意识并未充分得到重视，会出现部分档案管理人员对所从事的工作以最低标准要求自己，导致档案管理信息化建设得不到进一步推进。基于此，要定期开展相关的专业知识培训讲座，完善岗位考核机制，让管理人员从根源上意识到所从事工作的重要性，进而，端正态度并促进档案信息化建设。
4.3 提高先进化技术的运用力度
传统时期在实际开展档案管理工作的过程中，普遍通过纸质的方式将相关资料进行分类，但在查找的过程中，经常会出现资料破损的现象，严重情况甚至对信息的安全性造成危害，从而导致信息不能够充分发挥其自身的作用和价值。现阶段，企业运用先进化技术的情况下，就能够直接将相关资料进行整理和收集，通过这样的方式不仅能够减少工作人员自身的工作量，还能加强信息的安全性。
4.4 利用人工智能开展信息采集
随着信息技术的发展，网络已经融入到人们的生活，改变了人们获取信息的方式，尤其是大数据技术的发展与应用，可以更加高效地对大量的数据进行处理。所以，对于档案信息采集来说，要充分利用现代信息技术以及人工智能技术，这样才能对大数据进行有效筛选、勘误并整合，把有效的数据进行整理保存。移动网络的发展，不仅改变的人们的生活，同样也改变人们对于信息的获取方式，人人都可以利用移动设备随时随地的浏览想要的信息，因此合理使用人工智能设备对数据信息采集，既能提高数据采集效率，又能不断完善补充档案信息[3]。
5 结语
企业各种档案信息资源可以反应出企业的实际生产经营情况，完整真实记录了企业的每项活动，促进了我国企业的健康发展。当前大数据背景下，企业档案管理工作也应该不断进行转变和创新，提高数据资源的利用效率，为企业发展提供更可靠的参考。
【参考文献】
【1】张鸿媛.大数据时代的档案管理[J].办公自动化,2017(11):52-53+19.
【2】刘爽.论档案工作如何跟上大数据时代步伐[J].办公室业务,2017(03):63-64.
【3】崔荣星.数据时代背景下的档案管理探究[J].企业改革与管理,2016(16):28-29.
