高职财务档案管理问题浅析及对策分析
连云港中医药高等职业技术学校，江苏 ·连云港 222007
摘要：财务档案是高校财务工作中的重要一环，也是最容易被忽视的一环，财务档案管理水平的高低决定了财务及学校各项相关工作的水平。论文从一般高校的共性和高职院校的特点出发对财务档案管理问题进行分析，在简要分析财务档案管理重要性的基础上，对财务档案管理存在的问题进行阐述，并提出相应的解决对策和建议。
Abstract: Financial archives are an important link in the financial work of colleges and universities, and it is also the most easily ignored link. The level of financial archives management determines the level of finance and related work in universities and colleges. This paper analyzes the problems of financial archives management from the commonness of general colleges and universities and the characteristics of higher vocational colleges. On the basis of a brief analysis of the importance of financial archives management, this paper expounds the problems existing in financial archives management and puts forward the corresponding countermeasures and suggestions.
关键词：高职院校;财务档案;档案管理;问题;对策
Keywords: higher vocational colleges; financial archives; archives management; problems; countermeasures
1 引言
财务档案是财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等，一般由财务处归集，具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改，任意存放，必须做到会计档案的真实、完整、无损。随着会计制度改革的不断深入，财务管理方法与技术也逐渐发生改变，这也对财务档案管理提出了更高的要求。高职院校会计档案是体现高职院校经济状况、财务收支情况及其结果的重要资料证据，是进行会计监督、分析、决策和制订计划不可或缺的依据和支持。针对现阶段高职院校财务档案管理存在的各类问题，为更好地提升财务档案管理水平，应采取针对性措施予以解决，妥善管理财务档案，确保相关人员通过查阅财务档案，能够更真实的了解高校的运行状况，从而促进高校管理的加强，推动高职院校的不断发展。
2 高职财务档案管理的重要性分析
作为高职院校档案管理的重要构成部分，财务档案管理包含了财务开支、活动计划、经营管理有关的经济财务，在高职院校的开支中主要是学校校园建设、教学设备和实验器材等财务支出。高职财务档案是对以往经验的总结、是外部人员检查财务的基础、是以往工作连续性的记录，也是经济纠纷的重要凭证。基于财务档案管理在高职院校管理中所发挥的重要作用，为更好地开展财务档案管理工作，应根据财务档案管理的实际需求，将信息化技术与财务档案管理技术进行结合，结合准确的财务信息为高职院校的发展提供科学依据[1]。
3 高职院校财务档案管理问题分析
3.1 高职院校财务档案管理意识淡薄
高职教育作为高等教育的重要组成部分，近几年得到了突飞猛进的发展，各个高职院校为了应对教委等行政部门的评估，都比较重视教学档案、学校文书档案以及与评估关系密切的档案管理，从而严重忽视了对财务档案的管理。虽然财务档案管理表面上只是简单的装订整理与保管借阅，似乎与会计核算关系不是很密切，看起来相对简单，专业性不强，是财务工作岗位中最容易被忽视的岗位，但却是所有工作岗位成果的汇集与证据。在高校中，虽然财务档案有专职人员进行管理，但大多数人认为只要相应管理者做好工作就能水到渠成，万无一失，而忽略了财务工作中档案的初步整理与保存，要做好这项工作，只靠档案相关人员是远远不够的，难免会出现纰漏。众多高职院校早就已经实现了财务信息化，但相关的人员对档案信息化的学习了解不够，仅是习惯性地沿用以前方法，缺乏创新，不利于财务档案数字化管理进程的推进[2]。
3.2 缺乏完善的财务档案管理制度
管理制度不完善、管理规范不明确与相关法律法规不健全是影响高职院校财务档案管理成效的主要因素。财务档案管理规范不明确会对财务档案管理工作的开展造成不利影响。细则化规范的缺乏，导致财务档案管理极为混乱，档案装订、归档等工作的开展不及时、不详细，不利于财务档案管理工作的规范实施。并且，由于财务档案管理工作的开展缺乏完善的法律法规予以支持，导致高职院校财务档案管理工作在实际执行阶段出现问题，缺少具有实效性的规则制度予以保障，从而导致财务档案管理水平无法得到提升。
3.3 财务档案人员的业务水平较低，责任心不足
有的学校虽然指定了档案管理人员，但大多数并不是专人专岗，专门学习过财务档案管理知识的人更是少之又少。一般在忙其他岗位工作的时候，档案工作往往会先搁置一边，这就造成了档案在堆积过程中容易丢失、混乱，给之后的装订整理工作带来了一定困难。除此之外，为了应对各类审计等相关监督工作，财务档案的借出与收回是家常便饭，一般外部的审计都能做到交接清楚，签字齐全，但是学校内部的借阅却很少落到纸面上，往往都是一句话的事，责任交代不清。并且，由于财务档案管理工作的特殊性，为了规避风险，一个人在一个岗位的时间不会很长，会经常轮换岗位以达到内控效果，然而，其中一些会计档案资料因为财务档案人员责任心不足，移交流程不规范，责任划分不明确，导致档案移交处于一种比较混乱的状态，档案材料移交不全，有些档案资料甚至随人调离而丢失[3]。
改进高职财务档案管理的对策分析
4.1 提高高职院校财务档案管理意识
提高高职院校财务档案管理意识是促进高职院校财务档案管理发展的关键所在。高职院校以及相关财务档案管理人员要改变只重视财务常规工作而忽视财务凭证归档的观念，不断完善内部财务的档案工作。学校管理人员应当提高财务档案管理意识，建立和健全相关的财务档案管理制度，并且在人力、物力、资金、时间诸多方面给予投入和支持，并且积极组织专业培训，加强财务档案管理人员职业素质。其次财务档案管理人员必须具备细致、准确、耐心的工作态度，强化档案意识，在档案形成的每个环节都用“真心+责任心”来运作，自觉地按照档案管理工作的规定，积极主动地做好收集整理工作，促使财务档案工作人员从事务型向专业型转变，强化档案管理部门的业务指导和监督。
4.2 完善高职院校财务档案管理制度
为满足高职院校财务档案的实际管理需求，应积极完善高职院校的财务档案管理制度，明确财务档案管理职责，建立独立财务档案管理机构，支持财务档案管理工作的开展，以便达到提升高职院校财务档案管理水平的目的。并且应根据我国相关法律法规，结合高职院校财务档案管理工作的实际开展状况，对当前财务档案管理制度进行完善，以便确保财务档案管理相关资料的完整性与准确性能够得到提高。除此之外，二十一世纪是一个信息技术高度发达的时代，高职院校必须加快互联网与财务档案管理结合的创新性管理模式的应用，以便确保财务档案管理水平能够得到稳步提升。
4.3 提升财务档案管理人员的专业素质，培养职业责任感
财务档案管理人员的专业素质是影响高职院校财务档案管理水平的重要因素。首先，高职院校在对各系部和行政单位的教师进行报销政策培训的同时，还要强调各类票据的要求，比如发票印章的完整、签字用笔的种类等，保证财务管理的准确性。其次，在财务内部要明确各个岗位对档案初步整理的要求和保管责任，提高相关人员的责任意识，每一项工作都要具体到人，具体到每一环节。在财务相关人员调离或轮换时，相关人员要有高度的责任意识，不能怕麻烦或者故意隐匿一些财务档案不交接，必须要清点到册，责任到人，对所交接的档案材料进行妥善保管[4]。
5 结语
财务档案管理是影响高职院校健康发展的重要因素。针对高职院校财务档案管理存在的管理制度不完善、管理人员管理意识淡薄，责任心有待加强等问题，高职院校应根据财务档案管理的实际需求和院校本身的实际情况，建立完善的财务档案管理制度，提高相关人员的意识和专业素质，推动高职院校财务管理水平的提高。
【参考文献】
[1] 冯娟.互联网背景下高职院校财务档案管理研究[J].价值工程,2017,36(18):75-76.
[2]钱艳.强化会计档案管理 提升高职院校财务管理水平[J].中国管理信息化,2017(24):8-9.
[3]佚名.信息化背景下高职院校财务档案管理工作探究[J].辽宁高职学报,2018, 20(10):106-108.
[4]潘斯雯.高校财务档案管理中存在的问题及对策[J].财会学习,2018(3):32-34.
