档案管理存在的问题探讨
盐源县扶贫开发局，四川 ·凉山 615000
【摘要】社会发展中档案管理工作涉及范围较广，不管是企业单位还是事业单位，档案价值都应该受到重视。文章主要对档案管理存在的问题进行分析，并结合实际探讨相应的管理对策。
【Abstract】 Archives management in social development covers a wide range. Whether it is an enterprise or a public institution, the value of archives should be paid attention to. This paper mainly analyzes the problems existing in archives management, and explores the corresponding management countermeasures combined with the actual situation.
【键词】档案管理；管理问题；信息档案；单位档案关键词：档案管理；管理问题；信息档案；单位档案
【Key words】archives management; management issues; information archives; unit archives
1 引言
近些年来，随着社会的逐渐重视和技术的迅速发展，我国档案事业从整体上有了长足的发展。然而，在迅速发展的同时，我们也必须认识到，在档案工作发展的总体趋势下依旧存在着若干问题，要取得进一步的成就，就必须对症下药，认识不足并研究对策。
2 档案管理现代化的若干认识理念
在理念方面，一直以来档案管理工作者都是“坐等上门”的工作理念，促使档案部门整体缺少紧迫感与时代感，过于安于现状，工作理念滞后现象突出。对此，档案管理工作的基础理念之一便是做好档案的现代化发展，即使是有一流的档案保管，也不能解决管理理念的滞后和档案管理发展的先进性矛盾问题。目前来看仍然存在管理理念滞后的现象，对于档案管理工作的不重视、信息化建设的不作为现象非常普遍，这也导致档案管理现代化进程发展缓慢，无法适应社会整体发展需求。
3 档案管理存在的问题分析
3.1档案意识不足
首先表现在普通民众对档案正确认识不足。大部分群众无法分辨哪些是档案，如果产生对档案的利用需求，需要去哪里查找相关档案资源，甚至很多人并不了解甚至轻视修改、涂抹、伪造档案等行为的违法性和不良后果。其次就是社会对档案的经济价值、社会价值认知不够。社会整体对档案的价值认知有误，仅仅认识到了其历史价值和部分社会价值，忽视了经济价值和社会价值，进而对档案管理工作的定位和重要性发生了偏差。这些认识的不足和偏差明显导致了很多单位档案管理工作建设在财力、人力投入的落差，或是认为是费力不讨好；或是档案管理不需要很高门槛，什么人都可以干；或是忽视档案工作的基础工作；或是重视人事和财务档案，忽视文书档案。
3.2缺乏必要的制度规范和指引
档案工作作为一项记录单位生命周期的工作，时间跨度大，记录范围广，在一些单位中，档案管理的操作往往具有很大的主观性和不稳定性，那是因为单位没有制定档案管理的制度，档案人员在工作中无法遵循一定的方法和规律去整理，档案人员的工作认知局限于直属上司的领导方式，缺乏科学性和系统性。
3.3技术水平普遍较低
在以前信息化水平普遍较低的环境下，单位的档案管理工作主要是针对纸质材料，纸质档案的特点为不易保存，不易查找，容易出现破损、虫蛀等现象，占用空间较大，数量多。近年来，大多数单位的档案管理部门也都将计算机作为业务办理的必备硬件，很大程度上提高了档案管理工作效率，但是相对当前的社会总体信息技术应用状况而言，很多单位的档案管理应用程度还远远不够，在信息共享，大数据分析方面探索的较少，需要进一步提升技术水平来为单位管理提供更为有效的信息。
3.4管理人员专业性不足
现在在我国的大部分单位，档案管理部门的在职人员并不是经过相关专业培训或是了解过相关的档案整理、保管、编制、归档借档等流程的人，也不能熟练掌握电子系统的使用，无法分辨档案的销毁与否，不了解相关条例，无法准确执行相关的规范程序，整体综合素质差。在人群配置上也基本没有青年人。管理人员缺少主观能动性，不会主动去学习补充相关知识以提高自己的职业水准，更不会对新型管理方法进行研究与尝试。另一方面管理职位人员流动性强，难以有稳定的人员配置，这就导致一些实践无法长期进行下去，就等于浪费人力物力。还存在这种现象，某些管理人员道德素质偏低，对工作不尽责，对本人的工作能力没有高的要求，没有重大的视察活动就敷衍了事，得过且过。工作过程中敷衍了事[1]。
4档案管理工作的提升策略
4.1加大宣传力度
不仅要宣传档案理论和相关制度规定，还要向民众解释具体哪些是档案范畴，在需求哪类档案资源的时候如何查找利用，鼓励群众建立私人档案，重视个人档案。在方式上，除了利用传统纸质媒介或者宣传栏板，还可以通过网络、微信号，增加宣传手段的多元化和内容的趣味性，改善刻板的宣传方式和教条式的内容，建立多元而全面的档案宣传体系。
4.2加强档案管理的制度建设
制度一方面来源于单位一直以来的实践，另外一方面也要在现有模式的基础上进行提升，改善单位当下档案管理工作中存在的问题。在制度建设的过程中，相关负责人可以参考单位现有的做法，收集以往的制度文件，进行整合。其次，档案工作绝不是仅仅依靠单个部门或者单个人就可以完成的，它往往需要依赖于其他业务部门的配合与协助才能顺利完成。所以在制定制度时，单位管理者可以向各部门收集意见，听取销售部、市场部、生产部、财务部、人力资源部门对档案管理建设的建议。档案管理工作服务于业务，如果无法赢得各部门的理解和支持，即使颁布了制度，未来的档案管理工作也会遇到很多的问题，难以顺利开展。再者，档案管理制度要对档案的定义与范围、档案的分类、各部门相关人员的职责、档案的收集做好明确的规定。让员工明白，什么样的文件叫做档案，不同的文件分属于何种档案类别，各部门在档案收集、汇总的过程中承担什么样的职能和责任。这些都是档案管理制度的核心环节。档案管理制度明确后，负责人要积极跟进落实，一方面不断收集在收集档案的时候进行严格的把关，遇到有问题的档案资料，比如缺少审批流程的合同，要与经办人核实清楚，必要时汇报给公司的管理者，确保档案无误，再进行最后的归档工作[2]。
4.3提高档案管理技术水平
当前，科学技术更新换代的发展速度非常快，所以依据新兴的技术理念和方法提升档案管理工作的技术水平显得尤为重要，云计算、大数据等技术作为新兴技术在档案管理方面也有着广阔的应用前景，可以弥补当前档案管理工作的一些不足。大数据技术是指对复杂且超大的数据集合进行处理的技术，这些数据集合利用现有的软件和程序很难做到一次性算出结果，大数据技术也是针对于这些数据提出的，主要内容包括云计算、分布式数据库系统和分布式文件系统，其特征为数量巨大、处理速度快、种类多样，云计算技术是大数据处理过程中的关键技术，是由许多终端服务器组成的大规模分布式系统。利用大数据和云计算技术，可以实现对单位档案管理资料的智慧化管理，提高工作效率。同时还可以对数据信息进行分析，提供更加有价值的信息。
4.4增强管理人员专业性
档案管理是一项依靠人力的工作，不能完全依靠设备仪器。这就要求管理人员是专业的，尽责的并且具有正确的价值观，积极进取。就管理人员本身来说，应该态度积极地面对工作，时刻鞭策自己，主动吸收新的管理知识，提高自己。保证自己能够时刻秉承着认真、负责、严谨的态度。在单位领导方面，应该考虑更专业的人员来担任管理工作的岗位，需要管理人员了解工作性质，熟悉工作流程，可以定期组织管理人员进行思想上的提升培训，提高他们的管理意识，让工作人员拥有尽职尽责的自我要求。可以定期邀请专业人员来对管理人员进行培训或者指导。加强工作人员的专业和年龄配置，注意培训管理人员的各方面的能力，包括对新型设备的造作能力，对网络使用的熟练程度，对数据库建立维护的掌握情况。单位内部也要配合管理人员的工作，保证管理工作的顺利进行[3]。
5 结语
总而言之，关于单位档案管理工作的创新要从不同的层面进行思考。明确单位档案管理的原则，为后续的工作开展奠定基础。健全单位档案管理的制度，从制度的层面为档案管理工作的创新提供保障。同时，要充分的发挥出单位档案管理的价值，进一步的提升档案管理的综合效率，树立正确的思想认识，应用现代化管理手段，提升档案管理的整体水平。
【参考文献】
[1]周颖.事业单位档案管理存在的问题及对策研究[J].现代营销(信息版),2019(04):131.
[2]邓滨华.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].管理观察,2018,38(12):74-76.
[3]郑太敏.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊,2019,27(11):232.
