新时期企业档案管理工作的服务创新探讨
武汉地铁集团有限公司，湖北•武汉 430071
【摘要】档案管理是成熟企业管理的重要组成部分，能够为企业经营决策提供有力支持，是新时期企业经营生产不可或缺的一部分。论文主要以企业档案管理为基础，探讨管理工作中存在的问题，并结合实际情况提出档案工作服务创新的具体策略。
【Abstract】Archives management is an important part of mature enterprise management, which can provide strong support for business decision-making and is an indispensable part of business operation and production in the new era. Based on the enterprise archives management, this paper discusses the problems existing in the management work, and puts forward the specific strategies of archives service innovation combined with the actual situation.
【关键词】企业档案；档案管理；管理工作；创新
【Keywords】enterprise archives; archives management; management work; innovation
1 引言
由于以往中国企业对于档案工作的重视程度不够高，相关工作的创新发展效率也不高，在一定程度上影响了企业的业务发展。在新的经济社会条件下，随着行业竞争的日益激烈，越来越多的企业开始认识到企业档案工作创新发展的重要意义，纷纷着手开展档案工作的创新发展，力图以此带动企业各项经营决策的水平和质量的提高。这需要学术界和企业的共同努力，富有成效地总结、阐述企业档案管理领域的创新成果，积累创新经验，助力企业发展。
2 企业档案管理的具体作用
档案管理工作是一项具有服务性、政治性、专业性的管理工作。一方面，发挥着服务社会、服务企业以及服务企业中各个机构和部门的作用；另一方面，又管理着企业中各个部门所产生的历史文件，保障整个企业的机密文件得到符合规定的存档，保障文档的机要性，因此，又是一项具有政治性的管理工作。档案管理不仅仅是记录企业历史文化的一种形式，其还服务于社会：在符合规范、符合法律的情形下，对档案进行公开，对社会中很多的企业都具有极为重要的意义，其他企业可以通过借鉴类似企业中成功的例子，促进自身企业的发展。档案的鉴定、编研和公开，需要专业人员做大量详实的调研及写作工作，对档案专业知识和历史文化知识都有相当高的要求。因此，档案管理无论是对社会来说，还是对企业本身来说都是极为重要的，是企业管理中不可或缺的一个步骤。
3 企业档案管理的问题分析
3.1 管理方法相对陈旧
在信息化技术飞速发展的当下，档案管理已经进入了信息化时代，大量的电子信息也需要作为档案进行存档，海量的档案可以依托信息管理系统实现高效的管理。但是在企业的档案管理工作中，很大程度上依旧采用陈旧的管理方式，单凭人工去记录档案信息，然后通过人工查阅档案统计册的方式进行管理，卷宗的日常管理也不够完善，这就导致许多档案得不到有效的利用和妥善的保存。
3.2 档案管理人员综合素质不够高，专业能力不够强
在企业档案管理工作中，档案管理工作人员的能力和素质，是做好档案管理工作的重要因素。档案管理工作人员不仅要有极强的档案管理意识，对档案管理工作有很高的积极性，热爱档案管理工作，还要有很强的法律意识，懂得档案保密的重要性，熟悉档案管理工作的专业知识，具有较强的综合能力。同时，档案管理工作作为一项服务性质的工作，其管理人员的服务意识也很重要。但是目前，工作者的综合素质和能力相对不高，工作效率低，对于工作的保密意识弱，有些工作人员，不但专业能力不足，服务意识还比较差，甚至因为一些小事与用户产生矛盾，影响用户体验和公司的整体形象，这就是档案管理工作状况百出的原因[1]。
3.3 档案管理的设备不够完善
现代化、科学化的档案管理，对设备要求很高，而档案管理是伴随着企业的发展而一直存在的，具有相当长的管理周期，因此，就要求企业必须要定期对管理设备进行维护和更新，以此来保证档案管理的工作效率。而很多企业为了节约成本，档案管理的设备更新不够迅速，严重地影响档案管理工作的效率。
3.4 环境问题
环境因素也是可以影响档案管理工作质量的重要因素。例如，外部社会环境的变化，单位的改制、关停并转等各种因素都会带来巨大影响，稍有疏忽，就会给档案的完整性、系统性等带来不可挽回的损失。影响档案管理工作质量的内部环境是档案管理工作人员和库房的工作环境和以及周围环境，一是会影响档案保存质量，二是会影响工作人员的情绪和正常工作的开展。
4 推进档案工作创新发展的措施
4.1 健全档案管理体制
在学习、借鉴先进档案管理理念的基础上，明确档案管理牵头部门，建立档案工作网络体系，做到岗位之间合理分工，有效完善企业在档案管理领域的工作机制。根据有关档案管理规定，出台适合本单位情况的各项档案管理要求，对企业档案管理过程中的主要流程、重要细节进行指导、规范，由相关岗位遵照执行。对于形成的科技、生产项目档案，及时进行录入、归档，以备查阅。另外，借助于岗位责任制的详细方案，明确档案管理部门和员工个人所应担负的档案管理职责、任务，将工作完成情况与经济收入挂钩，增强企业档案管理部门以及工作人员的积极性和创新意识[2]。
4.2 提高档案管理人员的综合素质
首先，档案管理人员应该多了解档案管理方面的专业知识，紧跟时代发展的潮流，学习先进的管理方法和管理手段。同时，对档案意识具备深刻理解和认识，明确档案管理工作的内容以及服务的对象，除此之外，还应对公司生产经营的具体业务有充分的认识，这样才能顺应时代发展的要求，提高工作效率。其次，档案人员应谦虚谨慎，经常向他人学习，取长补短。档案管理人员工作的过程中经常遇到档案专业之外的问题，在这时候应主动向其他部门员工学习，并与优秀的管理人员进行沟通和交流，共同解决遇到的难题，这样不仅能提高自己的专业水平，还可以将档案管理工作融入企业生产经营中。与此同时，企业应加强对档案管理人员的培训，让管理人员能够通过培训掌握更多的专业知识和专业技能，而且还应该建立考核制度，将考核制度和培训结合在一起，提高管理人员的工作积极性。
4.3 深入了解企业的经营生产业务
服务经营生产是企业档案管理工作的重要职责。为了保证服务质量，档案人员应当对经营生产业务具有充分和全面的认识，对行业内的专业知识和术语有深刻理解，这样档案工作的开展才更为有效。档案工作人员应经常到生产现场去实地办公，例如，某建设集团档案工作人员，应将大部分的工作时间放在工程建设现场，对标段划分、单项工程进度、检测报告的收集、各类验收材料的进度都应做到了如指掌。
4.4 加快档案信息化建设
档案信息化工作是现代企业档案管理工作不可或缺的重要部分，也是推动档案工作提质增效的有效工具。利用计算机技术将档案以图片或视频的形式录入，这样可以更加直观地提取出档案中的信息，从而提高档案管理的效率[3]。现代企业应成立专业的信息管理部门专门负责信息化建设，因此，档案部门需要做好自己业务需求的调研和整理，编写完整全面具有逻辑性和针对性的用户需求书。
4.5 加深对档案数据的挖掘程度
通过对档案数据的分析，可以清晰发现以往企业决策执行的效果，及时将目前的档案管理数据进行统计，通过对档案数据的分析，为企业未来战略目标的制定提供依据，充分发挥数据的统计作用。同时，对档案内容的深度挖掘可以为档案编研提供大量翔实有效的参考材料，为记录公司历史沿革和发展作出应有的贡献。
4.6 加大经费投入，保障档案工作的可持续发展
首先，要加大档案专用经费的投入力度。档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持。其次，加大档案科研项目的投入。档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，将其与相关科研项目相结合，以科研项目为载体，研究与实践并行，以理论引导工作，以工作验证理论，打造一支具有深度研究能力的学习型档案管理团队。
5 结语
综上所述，在完善档案管理制度的过程中，需要投入大量的人力物力，同时，为了建立起一个高效的信息系统，必须要有大量的专业人才作为建设的主力。此外，企业需要在各方面支持信息档案系统的建设，提高档案管理者在单位人群中的地位。在经济发展不断加快的社会背景下，企业需要研发最前沿的技术，不断更新系统建设的理论，积极研究新的管理模式，从而提高档案管理效率和档案价值。
【参考文献】
[1]李霞.企业档案管理创新与服务模式研究[J].消费导刊,2018(31):138.
[2]郑龙泽.新时期企业档案管理的创新与完善策略[J].城建档案,2015(10):55-56.
[3]林少晶.浅谈新时期企业档案管理工作对企业发展的影响[J].卷宗,2014(10):40.
